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Novidades / Os 10 tópicos mais importantes para criar um ambiente de trabalho saudável durante o COVID-19

Este documento foi escrito por Luciane Bacellar, Gerente sênior de Facilities, em Junho de 2020.
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Introdução

O futuro do trabalho foi antecipado em 10 anos devido à necessidade de isolamento social causado pela pandemia de Covid-19.

A experiência de trabalhar em casa será um catalisador para uma profunda transformação de como fazemos nossas entregas, na forma como nos relacionamos e especialmente nas transformações do ambiente de trabalho.

O retorno seguro aos escritórios só será possível com a redução da densidade de pessoas e a implementação de um modelo híbrido que equilibre o trabalho em casa e no escritório de uma maneira mais flexível.

Para garantir que os funcionários tenham confiança durante esse processo é necessário criar um ambiente seguro, um canal de comunicação aberta em cada estágio.

Este documento foi criado em um esforço em consolidar os principais tópicos que todo líder deve estar ciente antes de reabrir os escritórios.

Os tópicos desse documento foram divididos em:

  1. Experiência do Funcionário
  2. Comunicação
  3. Gerenciamento da Qualidade do Ar
  4. Gerenciamento da Qualidade da Água
  5. Gerenciamento de Controle de Pragas
  6. Plano de Segurança contra incêndio
  7. Limpeza e Desinfecção
  8. Lista de Suprimentos Covid-19
  9. Configuração do Escritório com o Distanciamento Social
  10. Administração do Edifício: Deveres e Responsabilidade

1. Experiência do funcionário

A experiência do funcionário torna-se mais importante do que nunca durante a pandemia de Covid-19.

  • Ouça os funcionários para entender qual é a expectativa deles em relação ao local de trabalho físico e virtual.
  • Avalie as necessidades e condições de trabalho dos funcionários que trabalham em casa: Disponibilidade de móveis ergonômicos, internet com maior velocidade, entre outras demandas que surgiram nessa adequação.
  • Promova iniciativas que criem um sentimento de pertencimento, transmissão de valores da empresa e interação entre os que trabalham no escritório e os que trabalham em casa – como sessões on-line de ginástica laboral e happy hours virtuais.

 

2. Comunicação

Estabelecer senso de confiança: Uma comunicação aberta e clara com os funcionários deve ser mantida, compartilhando as medidas de mitigação de risco que estão sendo implementadas para o retorno.

  • Verifique se existe uma Política de RH aprovada, que defina quem retorna primeiro, fases e instruções de retorno.

DESIGN GRÁFICO / COMUNICAÇÃO VISUAL

É importante unificar e padronizar a comunicação escrita e digital na disseminação das regras de retorno Pós-Covid-19.

Desenvolver materiais para divulgação interna:

  • Importância da lavagem constante das mãos
  • Uso de máscara é obrigatório dentro do escritório
  • Funcionários devem ficar em casa, mesmo que tenham apenas sintomas leves de COVID-19 (tosse seca, febre, mal-
    estar).
  • Regras de uso de espaços, limitações de distâncias, limpeza de estações de trabalho e outras regras que estejam
    definidas na Politica de retorno da empresa.

PLANO DE RESPOSTA

Desenvolva um plano de resposta com aprovação do médico da empresa, para caso alguém no escritório apresente sintomas de COVID-19 (tosse seca, febre, mal-estar) e possa ter contraído a doença.

Este plano deve incluir ao menos:

  • Reserva de uma sala privada e dedicada para acomodar o funcionário que apresenta sintomas de contaminação de
    Covid-19.
  • Estabeleça uma fluxo de ações a serem tomadas: Transporte a ser utilizado, hospital de referencia para transferência e
    fluxo interno da comunicação da ocorrência.

 

3. Gerenciamento da Qualidade do Ar

O distanciamento social não impedirá que o Corona vírus se espalhe pelos sistemas de circulação de ar.

Para mitigar a dissipação do vírus pelo sistema de ar condicionado:

  • Aumente o fluxo de ar externo.
  • Certifique-se de que a manutenção preventiva e corretiva dos filtros de ar condicionado esteja 100% concluída.
  • Instale o filtro de alta eficiência, HEPA. Se o HEPA não for compatível, use o filtro classificado com a mais alta eficiência recomendada / permitida pelo fabricante (classificação MERV).
  • Use lâmpadas germicidas ultravioletas nas serpentinas e na bandeja de água condensada do equipamento de ar condicionado.
  • Controle a umidade do ar, que deve permanecer entre 40% e 70%. Fora dessa janela, torna-se favorável a proliferação de vírus.
  • Considere o uso de foto-catálise através da insuflação de peróxido de hidrogênio ionizado. As tecnologias ativas são uma ferramenta enorme para minimizar a contaminação direta entre pessoas ou superfícies.
  • Considere a instalação de equipamento de monitoramento da qualidade do ar (COV, ozônio, CO2, PM2,5 PM10, formaldeídos, patógenos).

 

4. Gerenciamento da Qualidade da Água

Cuidado com o risco de contaminação por Legionella e outros. O cloro usado para tratar a água pode ter se dissipado, se a água não fluiu pelos canos nos últimos meses com as edificações vazias, e consequentemente não oferece mais a proteção que costumava ter.

  • Purgue todo o sistema de água do edifício para garantir que haja água fresca e que o nível de cloro estejam em um nível seguro.
  • Crie um plano de gerenciamento da água para reduzir o potencial de crescimento de patógenos transmitidos pela água.
  • Solicite amostragem e teste de análise da qualidade da água por um laboratório especializado para todas as torneiras do escritório.
  • Substitua os filtros e mangueiras dos purificadores de água.

 

5. Gerenciamento de Controle de Pragas

A falta de tráfego de pedestres em instalações normalmente movimentadas incentiva as pragas a se movimentarem.

  • Solicite dedetização de todo o escritório, incluindo máquinas de café e vending machines.

 

6. Plano de segurança contra incêndio

Para a configuração do layout com distanciamento social, o mobiliário pode ter sido movimentado e essas alterações podem ter criado uma violação no plano de segurança contra incêndio.

  • Verifique se todo o plano de segurança contra incêndio é compatível com as alterações de layout: Posicionamento de sprinklers, saídas de emergência e rota de fuga.
  • Teste as luzes de emergência, e alarmes sonoros, se você perdeu o teste mensal regular, e atualize a documentação de manutenção.
  • Verifique sua manutenção anual e sua janela de inspeção quanto as bombas de incêndio, sprinklers, alarmes e extintores de incêndio.
  • Uma nova equipe de brigada de incêndio deve ser formada com funcionários que estarão em trabalho permanente no escritório.

 

7. Limpeza e desinfecção

Desenvolvimento e implementação de políticas e procedimentos operacionais padrão (POP) para limpeza e desinfecção dos locais de trabalho no contexto do COVID-19.

  • Introduzir e manter padrões avançados de limpeza e desinfecção, incluindo intensificação da limpeza e desinfecção de superfícies de alto contato.
  • Verifique se as instruções do fabricante estão sendo seguidas para garantir que os desinfetantes sejam preparados e manuseado com segurança e o equipamento de proteção individual (EPI) apropriado é usado para evitar a exposição a produtos químicos.
  • Instale filme adesivo antimicrobiano para superfícies de alto contato.
  • Auditorias devem ser realizadas periodicamente por infectologistas.

 

8. Lista de Suprimentos Covid-19

Prover:

  • Lixeiras sem toque. Todas as lixeiras devem ser ativadas por pedais ou sensores.
  • Lixeiras exclusivas para descarte de máscaras e luvas.
  • Garantia de estoque de suprimentos suficientes para o momento da reabertura e todo o período que durar a
    pandemia: máscara facial, luvas e desinfetante para as mãos.
  • Reconsiderar novas tecnologia para superfícies de alto contato e suas aplicações para tablets e telas.

 

9. Configuração do Escritório com o Distanciamento Social

ENTRADA PRINCIPAL / RECEPÇÃO

  • Uso obrigatório de máscara dentro do escritório.
  • Visitantes e Clientes terão avaliação de saúde quanto aos sintomas de Covid-19 e temperatura aferida por profissional de saúde.
  • Visitantes e funcionários devem aplicar álcool gel nas mãos ao entrarem e ao saírem do escritório.
  • Instalação de suporte com álcool gel nas portas, por dentro e por fora, em um local claramente visível.
  • Instalação de marcações no piso para indicar distanciamento seguro.
  • Instalação de tapete higienizador de sapatos na entrada principal.
  • Instalação de uma barreira de proteção no balcão da recepção.
  • Remoção dos móveis da área da recepção para reduzir os pontos de contato público.
  • Fornecer máscara aos visitantes e funcionários.
  • Disponibilizar uma área reservada de espera na recepção para evitar exposição de funcionário ou visitante que apresentarem temperatura elevada e tenham que aguardar para repetir a aferição.
  • Fornecer treinamento em protocolos de acesso para todos os funcionários que estarão trabalhando na recepção.

ÁREAS DE ENVIO E RECEBIMENTO

  • Mercadorias recebidas e enviadas, correspondências, entregas de alimentos, correios e outros suprimentos.
  • Crie uma área exclusiva para receber e desinfetar todos os materiais que chegam ao escritório.
  • Treine os funcionários responsáveis ​​pela desinfecção e distribuição de material.
  • Planeje a compra de cabines de esterilização por luz ultravioleta de ondas curtas em um futuro próximo.

CAFETERIA

  • Colocar avisos sobre a ocupação máxima do local.
  • Instale material gráfico ou digital com recomendação para higienizar as mãos depois de usar o purificador de água e a
    máquina de café.
  • Remova as cadeiras que não serão usadas de acordo com o layout de distanciamento social.
  • Reorganize os móveis para promover o distanciamento social.
  • Remova recipientes (como azeite, vinagre, molhos), saleiros e açucareiros, além de porta-guardanapos, por uso
    compartilhado.

POSTO DE TRABALHO

  • Remoção de cadeiras das estações de trabalho que não serão utilizadas de acordo com o layout da distanciamento social.
  • Todos os pertences pessoais dos funcionários devem ser removidos para garantir uma limpeza e desinfecção mais
    eficiente das estações de trabalho.
  • Apenas monitores devem permanecer nas mesas. Os funcionários que necessitarem de material de apoio para exercerem
    suas atividades deverão mantê-los em armários fechados.
  • Implementação de estação auto-limpante como reforço adicional. Os funcionários devem higienizar sua estação de
    trabalho antes e depois do trabalho.
  • Distribuição de álcool gel para as mãos em cada estação de trabalho.

SALAS DE REUNIÃO / Cabines telefônica

  • Remoção de cadeiras das salas de reunião, que não serão usadas de acordo com o layout de distanciamento social.
  • Remoção de telefones de todas as salas de reunião e instalação do Air Media em mesas para que os usuários evitem contato manual com cabos de conexão.
  • Distribuição de álcool gel em cada sala de reunião / cabine telefônica.

BANHEIROS

  • Instalação de torneiras, mictórios e vasos sanitários por acionamento automático- sem contato.
  • Os secadores de mãos com ar quente devem ser desativados e devem ser fornecidas toalhas de papel.
  • Instale ponto de álcool gel para as mãos na porta de entrada / saída, por dentro e por fora, em um local claramente
    visível.
  • Coloque um toalheiro perto da entrada e saída dos banheiros e coloque uma lata de lixo para descarte. É recomendado tocar nas maçanetas das portas usando toalhas de papel.

OUTROS

  • Incentive os funcionários a andar no sentido horário, criando um fluxo unidirecional para minimizar a transmissão, uma ação tomada por muitos hospitais durante a atual pandemia.

10. Administração do Edifício: Deveres e Responsabilidades

Para um ambiente de retorno seguro, o condomínio deve estar alinhado com as medidas de mitigação de risco.

Certifique-se que todas as ações abaixo estão completas:

  • Plano de Mitigação de risco da Legionella.
  • O Plano de Operação e Controle de Manutenção do sistema de condicionamento de ar – HVAC-R (PMOC)
    com relatório atualizado da qualidade do ar interno por laboratório especializado.
  • É esperado que todos os funcionários usem máscara facial dentro do ediUcio.
  • Estratégia de acesso: Aferição de temperatura de todos os visitantes e condomínios.
  • Instalação de vários pontos de álcool gel para higienização das mãos em áreas comuns.
  • Todas as lixeiras deverão ser acionadas por automação ou pedais.
  • Instalação de tapete higienizador de sapatos na entrada principal.
  • A distância social será incentivada por sinalização nos pisos.
  • Auditorias deverão ser realizadas periodicamente por infectologistas.

Embora não seja recomendado devido ao não cumprimento da regra de distanciamento social, o uso de elevadores é a única opção para escritórios em andares altos. Para mitigar os riscos de contagio do Covid-19, regras de uso deverão ser criadas e expostas, como:

  • Informação da capacidade máxima de pessoas por viagem
  • Recomendação para as pessoas ficarem de costas uma para a outra, usando o corpo como uma barreira natural.
  • Incentive a circulação de acesso aos andares baixos por escadas e, se possível, sem cruzar os fluxos (sinalize uma escada para subir e outra para descer).

 

Este documento foi escrito por Luciane Bacellar, Gerente sênior de Facilities, em Junho de 2020.
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